Курсова робота на тему: «СИСТЕМИ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ»

ЗМІСТ

Вступ    2

РОЗДІЛ 1. Основні поняття про системи електронного документообігу    6

§1 Призначення СЕД    7

§2 Особливості СЕД    8

2.1 Особливості збереження документів    8

2.2 Особливості маршрутизації документів    9

2.3 Розмежування доступу    10

2.4 Відстеження версій і підверсій документів    10

2.5 Анотування документів    11

§3 Переваги використання СЕД    11

§4 Очікувані результати впровадження    12

РОЗДІЛ 2. Особливості загальної організації діловодства    14

§1 Основні завдання, що вирішуються системами документообігу    14

§2 Основні чинники, що впливають на рішення про вибір системи    14

§3 Проблеми впровадження системи документообігу    16

§4 Загальна класифікація систем документообігу    16

§5 Реєстрація вхідних та внутрішніх документів    18

§6 Розроблення та надсилання вихідної кореспонденції    19

Висновки    21

Список використаної літератури:    23

Додаток 1    24

Додаток 2    25

Вступ

В будь-якій організації документообіг або є, або його немає. Якщо організація може існувати в умовах неформального управління, то, очевидно, ніякого документообігу в ній не немає. Якщо ж вводиться певний формалізм в управлінні компанією і в організації різних ділових процесів, то рано чи пізно виникає необхідність хоч би частину управлінських механізмів переводити на впорядковану основу документації (наприклад, збирати візи в договорі, реєструвати вхідні і витікаючі листи, щоб потім можна було знайти кінці, і т. д.). В результаті виникає документообіг. Якщо їм не управляти, то через деякий час починаються проблеми. Наприклад, втрачаються документи, а потім, коли потреба в них відпадає, вони виявляються на своєму звичайному місці. Або керівник підписує договір, в якому вказана невірна сума і додатково немає візи співробітника, що безпосередньо відповідає за його виконання. Ситуації, знайомі практично всім.

Очевидно, що, наводячи лад, керівники компаній знаходять організаційні рішення тих або інших проблем документообігу, приблизно відповідні рівню завдань кожної компанії. Часто придумують розумну схему розміщення файлів на сервері, щоб документи все ж таки можна було знайти, і використовують електронну пошту як базовий засіб передачі документа на узгодження і для контролю виконання.

Проте ці часткові заходи працюють тільки до певного моменту. Далі, коли компанія ставить перед собою все більш складні завдання і додатково росте в розмірах, таких засобів зберігання інформації, забезпечення взаємодії і контролю виконання доручень починає не вистачає. Виникають дві можливості: або упровадити в компанії класичний паперовий документообіг, або упровадити електронну систему. Зазвичай вибір робиться однозначно на користь другого – питання тільки в тому, яку систему вибрати.

Отже, яку мету ставить перед собою організація, що переходить на електронний документообіг?

В першу чергу керівництво хвилює питання про економічну ефективність використання систем електронного документообігу. На етапі ухвалення рішення про вибір і впровадження системи електронного документообігу від представника замовника деколи доводиться чути приблизно такі міркування: «А навіщо взагалі треба упроваджувати системи електронного документообігу?»; «Який економічний ефект дасть впровадження СЕД?»; «Сотні років люди працюють з папером. Чом би і нам не працювати також?»; «Впровадження інформаційних систем взагалі і електронного документообігу зокрема вимагає серйозних капіталовкладень. Краще ми витратимо ці гроші на модернізацію основних виробничих фондів»… Іноді схожі міркування підносяться в декілька провокаційній формі: «Мовляв, я здогадуюся, що впровадження системи електронного документообігу – це модно, перспективно, сучасно і навіть вигідно. Але ви переконаєте мене в цьому!».

Кажучи про різні чинники підвищення ефективності діяльності організації при впровадженні системи електронного документообігу, необхідно, перш за все, домовитися про те, як визначається та сама ефективність. Згідно загальному визначенню, розглядатимемо ефективність як результат діяльності, що досягається, віднесений до витрат на його досягнення.

Ефективність = Результат / Затрати

Як видно з даного визначення, підвищувати ефективність діяльності організації можна щонайменше двома шляхами: скорочуючи витрати і/або збільшуючи результат. Хороші системи електронного документообігу дозволяють реалізувати обидва варіанти. Образно кажучи, впровадження таких систем дає організації можливість менше витрачати і більше заробляти. Розглянемо, в першу чергу, чинники, сприяючі зниженню витрат:

1 – Скорочення витрат на паперові документи

2 – Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників

3 – Прискорення інформаційних потоків

4 – Зміна корпоративної культури

Для оцінки можливого економічного ефекту від впровадження системи електронного документообігу необхідно знати, який час співробітники організації витрачають на виконання рутинних, непродуктивних операцій над документами. Згідно оцінкам західних консалтингових компаній, частка таких операцій може складати до 20-30% всього робочого часу. Достатньо точне уявлення про такі витрати можна отримати, провівши дослідження існуючого документообігу і змірявши відповідні показники.

Базові поняття і термінологія Аналогічно тому, як біт є одиницею інформації в кібернетиці, документ є одиницею інформації в системах документообігу. Системи документообігу зберігають документи, ведуть їх історію, забезпечують їх рух по організації, дозволяють відстежувати виконання тих бізнес-процесів, до яких ці документи мають відношення. У організації, де впроваджена система документообігу, документ є базовим інструментом управління. Тут немає просто рішень, доручень або наказів – є документи, що містять ці самі накази, рішення, доручення і т. д.: все управління в організації здійснюється через документи.

Будь-який документ в системі документообігу забезпечується «карткою», подібною бібліотечною. Зазвичай конкретний набір полий в такій картці прив’язаний до типу документа. Сховище системи електронного документообігу можна уявити собі у вигляді бази даних, що містить інформацію полів карток і деякого сховища для самих документів.

Зазвичай плутають два терміни: «діловодство» і «документообіг». Часто можна почути фразу: «Це не система документообігу, а система діловодства» або навпаки. Діловодство – це термін, вживаний в конторській практиці для позначення формального набору правил роботи з документами. Існують системи документообігу, які можна набудувати на необхідні правила діловодства. Але є системи, які спочатку призначені для підтримки саме цих правил і в цьому сенсі не володіють більш загальними функціями в достатній мірі для того, щоб їх можна було назвати системами документообігу. З іншого боку, правила діловодства, які прийняті в Україні, досить обширні, і настроювання системи документообігу на ці правила – завдання нетривіальне.

Електронний документообіг – високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв’язання задач, не пов’язаних з обслуговуванням громадян.

Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques). Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.

Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу державних службовців більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють державним службовцям працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр державних проблем. Інформаційні технології можуть також виступати як каталізатор, завдяки якому органи влади перейдуть на новий рівень взаємовідносин з населенням, коли державні службовці будуть прямо відповідати на запити громадян і ставитися до них як до клієнтів, а не як до надокучливих відвідувачів.

Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання. Потреба в ефективному керуванні електронними документами і призвела до створення систем електронного документообігу (CЕД), яким і присвячена дана робота.

Основним завданням курсової роботи є, перш за все, дослідження системи електронного документообігу та програмного забезпечення, за допомогою якого він здійснюється. Визначення доцільності впровадження СЕД для підвищення ефективності документообігу в установі, створення ефективного середовища керування і функціонування організації, класифікувавши та визначивши основні властивості СЕД. Дослідження буде проводиться на базі існуючої системи електронного документообігу (БДД «Документ») Броварської місцевої адміністрації, де мені довелося проходити виробничу практику.

ЗАВАНТАЖИТИ

Для скачування файлів необхідно або Зареєструватись

Dokumentoobig (139.0 KiB, Завантажень: 12)

Сторінка: 1 2 3 4 5 6
завантаження...
WordPress: 23.44MB | MySQL:26 | 0,372sec